Odpowiednie przechowywanie dokumentów i proces ich archiwizacji jest gwarancją ich zabezpieczenia i ochrony danych. Spełnienie tego zadania niejednokrotnie przekracza własne możliwości, dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie powierzenie go archiwistom.
Jakie zadania spełnia profesjonalne archiwum?
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów stanowi niemały problem dla każdego zakładu czy przedsiębiorstwa. Dlatego też profesjonalne archiwa stają się instytucjami niezastąpionymi. Szczególnie niezbędne okażą się w dużych miastach, jak np. Warszawa, charakteryzujących się dynamicznym rozwojem, co jednoznacznie wiąże się powstawaniem dużej ilości dokumentów. Dobrym rozwiązaniem związanym z przechowywaniem dokumentów w Warszawie będzie podjęcie współpracy z profesjonalną jednostką archiwalną. Zapewni ona bezpieczne warunki dla powierzonych jej dokumentów, uniemożliwi przedostanie się na zewnątrz poufnych i wrażliwych danych i zapewni ochronę przed zagubieniem czy zniszczeniem. Przykładem takiej firmy, której przekazać można przechowywanie dokumentów w Warszawie jest Rhenus. Przechowywanie dokumentów podlega tu określonym zasadom. Poszczególne jednostki zostaną poddane dokładnemu spisowi i opatrzone indeksem w postaci kodów kreskowych.
Rodzaje przechowywanych dokumentów
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów jest bardzo szerokim zadaniem. Obejmuje ono między innymi:
- przechowywanie dokumentów kadrowych,
- przechowywanie akt,
- przechowywanie dokumentacji medycznej,
- przechowywanie dokumentów księgowych.
Przechowywanie dokumentów kadrowych i pracowniczych uwzględnia przede wszystkim dokumenty dotyczące statusu zawarcia oraz przebiegu stosunku pracy, jak umowa o pracę i jej aneksy, karta ewidencyjna czasu pracy, karta urlopowa pracownika, czy przyznane wyróżnienia i nagrody, i inne dotyczące spraw pracowniczych. Część z powyższej dokumentacji zawarta jest w aktach osobowych pracownika i ma duże znaczenie przy ustalaniu prawa do emerytury czy renty, toteż przechowywanie akt pracowniczych stanowi szczególny priorytet każdego zakładu.
Przechowywanie dokumentów księgowych wynika z przepisów ustawowych i obejmuje wszelkiego rodzaju dowody księgowe (faktury i rachunki), księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe i wiele innych, dotyczących statusu finansowego jednostki. W dokumentacji medycznej przechowywaniu podlegają karty pacjenta, z dołączonymi dokumentami źródłowymi, jak badania analityczne, zdjęcia rentgenowskie, skierowania i zlecenia lekarskie.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Czas przechowywania uzależniony jest typu i rodzaju dokumentu. Długim okresem zostało objęte przechowywanie akt pracowniczych, ustalonym w przepisach ustawowych na 50 lat. Wprowadzona nowelizacja przewiduje jego skrócenie dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku do 10 lat, a dla pozostałych pracowników skrócenie będzie możliwe pod pewnymi warunkami. Takie same zasady obejmuje przechowywanie dokumentów pracowniczych, na mocy których opiera się ustalanie prawa do emerytury lub renty (karty wynagrodzeń i listy płac). Przechowywanie dokumentacji kadrowej i pracowniczej w pozostałym zakresie waha się od 5-10 lat.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji księgowej z reguły jest określona na okres 5 lat, ale dla niektórych dokumentów przewidziano dłuższy lub krótszy przedział czasowy. Archiwizacja dowodów medycznych przewiduje różny czas przechowywania dokumentów, ile lat ma on trwać decyduje wiele różnych czynników, np. zgon pacjenta na skutek wypadku lub zatrucia. Wówczas przechowywanie dokumentów wyniesie okres 30 lat. W przypadku dzieci do 2 lat okres okres przechowywania dokumentacji obejmuje 22 lata, dla skierowań i zleceń lekarskich w zależności od tego, czy zostały one wykorzystane, okres 5 lub 2 lat. W pozostałych przypadkach okres ten ustalono na 20 lat.
Podsumowując, przechowywanie dokumentów to bardzo poważne zadanie dla każdej instytucji. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem niż samodzielne borykanie się z problemem będzie przekazać przechowywanie dokumentów wyspecjalizowanej firmie. Przechowywanie dokumentacji w Warszawie najczęściej powierzane jest właśnie takim specjalistom.
Źródło: Rhenus-data.pl
